5 dicas de ferramentas que facilitam a rotina do administrador de imóveis por temporada

Como todo negócio que cresce, administrar imóveis toma tempo, necessita organização e otimização constante. Quem está no ramo sabe como faz toda a diferença ter ajuda: um bom planejamento financeiro, organização eficiente das faxinas, um contador e alguém para ajudar no gerenciamento do anúncios online com todas aquelas pequenas ações de atualização dos calendários, cobranças, trocas de mensagens com hóspedes e tantos outros detalhes que parecem não caber na agenda de quem tem que cuidar que todo o negócio funcione perfeitamente.

Como a profissão de administrador de imóveis de temporada é relativamente nova aqui no Brasil, pouco se fala ainda de ferramentas que ajudem a rotina desse trabalho. Otimizar e organizar o negócio tem dependido mais de troca de informação com outros que estão no mesmo barco e uma dose alta de inventividade e curiosidade para procurar possibilidades na internet e testar coisas novas.

Nós sabemos bem disso aqui na Shortstay, pois vivemos esse mercado todos os dias a mais de 6 anos. E existem algumas ferramentas online que são gratuitas ou de baixo preço e facilitam muito a rotina de quem administra imóveis, esteja você começando no mercado ou já trabalha há algum tempo na área.

Veja a nossa seleção:

1. Google Calendar

Apesar de bem conhecido, muita gente não usa para gerenciar imóveis. Ele tem vários usos interessantes para isso e é muito mais conveniente e seguro do que organiza seu negócio em agendas de papel ou excel, pois fica salvo na nuvem e você pode acessar no celular de onde estiver.

Alguns usos que você pode fazer dele:

Ter como calendário oficial da disponibilidade das suas propriedades. Assim, você se organiza e tem onde consultar na hora de atualizar o calendário dos seus imóveis nos sites de anúncio. Isso é particularmente interessante se alguém faz essas atualizações para você, pois a disponibilidade fica registrada no Google e o seu ajudante apenas faz a consulta.

O Google Calendar tem notificações por email e celular. Você pode marcar data e horário de coisas importantes para se fazer como: faxinas a coordenar, check-in e checkouts, pagamentos para proprietários, serviços e funcionários. Garantindo que tudo flua sem problema e que você não se sobrecarregue. Além disso, é possível marcar outras pessoas na tarefa, que também serão notificadas, deixando o trabalho de delegar e gerenciar de quem trabalha com você muito mais fácil.

Você pode integrar seu Google Calendar com os calendários de alguns sites de anúncio.

Saiba mais em https://calendar.google.com/

2. Trello

O Trello é uma ferramenta super simples de gerenciamento de projetos, processos, entre outras coisas. É uma ferramenta totalmente gratuita que pode te ajudar a se organizar melhor no cotidiano com os seus hóspedes.

No Trello, você pode criar uma caminho com as etapas que o seu hóspede precisa passar para ter uma boa experiência de hospedagem. Por exemplo: Ao efetuar a reserva e logo após o pagamento, o seu hóspede recebe um contato de boas-vindas. Nesse contato você pode perguntar horário de check-in, dar dicas para a viagem e confirmar alguns dados do hóspede. Abaixo fiz um exemplo de como você pode usar o Trello para gerenciar o fluxo de hóspedes antes do check-in.

As colunas são completamente editáveis, como os cartões que movimento na imagem acima. Dentro do cartão, você pode colocar uma série de anotações que facilitarão a sua vida.

Saiba mais em https://trello.com/home

3. Google Drive

Armazenamento

O Google Drive possui várias ferramentas gratuitas online que podem ser úteis para a administração de seu negócio. 

Para começar, você pode armazenar todos os documentos importantes que tiver na nuvem. Assim, eles estarão seguros mesmo que seu computador te deixe na mão e você poderá acessá-los de qualquer lugar pelo aplicativo do Google Drive no celular. Outra vantagem é que você pode compartilhar com qualquer outra pessoa que tiver uma conta no gmail.

Gerenciamento

Outra ótima ferramenta do Drive é o Google Planilhas (ou Google Sheets, em inglês), que é muito parecido com o excel, mas você faz as edições online. Você pode usar planilhas para gerenciar a lógica das faxinas, dos pagamentos de contas e fluxo financeiro em geral.

Saiba mais em https://drive.google.com/

4. Mailchimp

Se você ainda não se comunica com seus antigos hóspedes por email, você pode estar perdendo algumas oportunidades. Pessoas que já se hospedaram com você e tiveram boa experiência tem grandes chances de se hospedar novamente quando estiverem na cidade. E o mais relevante que muitas pessoas esquecem: antigos hóspedes podem indicar sua propriedade para amigos e familiares ou, até mesmo, nas redes sociais.

A comunicação por email é uma ferramenta muito eficiente para manter esse contato vivo. Ela não é intrusiva, é fácil de gerenciar e tem custo baixíssimo.

Algumas ações que você pode fazer:

Enviar cupons de desconto depois do check-out em troca de resenhas da sua propriedade;

Enviar cupons que podem ser repassados para amigos até uma data específica (sempre coloque uma data limite para criar o senso de urgência);

Enviar formulários de opinião após o check-out, incluindo campos de quando o hóspede pretende voltar à cidade e enviar cupom de desconto no momento propício.

No check-in, enviar um email de boas vindas com indicações do que fazer e regras da casa.

O Mailchimp é fácil de usar e é gratuito até 2.000 contatos de email cadastrados. Ele possui envio automático por um custo adicional.

Saiba mais em https://mailchimp.com/

 5. Stays

Atualizar preços e o calendário das suas diárias em sites de anúncio não só toma tempo como pode facilmente levar a erros. Principalmente se você anuncia em vários sites. Isso sem falar em possível overbooking e outros inconvenientes chatos de resolver.

Sistemas de gerenciamento facilitam a vida dos administradores de aluguel temporada porque fazem isso em massa em apenas alguns cliques.

Se você está em busca de automatizar e organizar todos os seus processos de administrador de imóveis para profissionalizar e crescer seu negócio, a melhor opção é investir em uma ferramenta completa e específica para isso.

Além da atualização fácil de seus imóveis nos sites de anúncio online, ferramentas de gerenciamento como a Stays permitem ainda gerenciar pagamentos de contas de seus imóveis e sistema de transparência de contas com os proprietários dos seus imóveis, fazer marketing dos suas acomodações e ter um perfeito controle financeiro de tudo que está acontecendo.

O ponto principal de uma ferramenta “tudo em um” é que você não precisa se preocupar com integrações e conversa entre sistemas. Em um único lugar você consegue gerenciar desde faxinas até a entrada e saída de caixa.

Saiba mais em http://stays.net/pt/